Elektronisches Vertragsdossier

Der xft contract manager bietet eine umfassende Vertragsverwaltung in SAP, die alle relevanten...

… Vertragsinformationen, von SAP- wie von Non-SAP-Verträgen, an zentraler Stelle zusammenführt. Das elektronische Vertragsdossier „xft contract manager“ beinhaltet auch ein leistungsfähiges Termin- und Workflowmanagement und bietet damit beste Unterstützung für den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags, von der Anbahnung und Erstellung bis zur Verlängerung oder Kündigung.

Der Vertragsorganizer

Kaum etwas im Unternehmen funktioniert ohne Verträge. Ob Einkaufsverträge, Rahmenverträge mit Partnern und Zulieferern, Dienstleistungsverträge, Arbeitsverträge, Mietverträge – Verträge sind die Basis unternehmerischen Handelns. Mit dem xft contract manager behalten Sie nicht nur den Überblick über Ihre Verträge, sondern erhalten auch Unterstützung für jede Phase des Vertragslebenszyklus, von der Vertragsanbahnung bis zur Kündigung oder Verlängerung.

Der Einstieg in das Vertragsmanagement erfolgt über den Vertragsorganizer. Er zeigt unter anderem die Liste der Vertragsarten, die zuletzt bearbeiteten Verträge und die persönlichen Vertragsfavoriten des Benutzers und ermöglicht damit einen schnellen Zugriff auf die aktuell oder häufig benötigten Verträge. Mit der übergreifenden Suchfunktion können Verträge anhand von Terminen, Bearbeitern oder anderen Vertragsattributen gezielt gefunden werden.

Zu jedem Vertrag lassen sich ausserdem die Beziehungen zu anderen Verträgen wie z.B. Rahmenverträgen anzeigen. Dank des rollenbasierten Berechtigungskonzepts sieht dabei jeder immer nur das, was er tatsächlich sehen darf.

Die Vertragsakte

In der Vertragsakte werden alle Informationen zum Vertrag zentral gesammelt. Aktenkopf und Aktenstruktur lassen sich dabei für die verschiedenen Vertragsarten unterschiedlich konfigurieren. Der Aktenkopf zeigt die wichtigsten Vertragsattribute und Termine auf einen Blick. In der Akte finden nicht nur alle Dokumente zum Vertrag Platz, sondern auch Informationen zu Vertragspartnern, Vertragsbeziehungen und beliebigen anderen SAP-Objekten.

Mit Hilfe von integrierten MS-Word-Vorlagen lassen sich Standarddokumente direkt aus der Akte erstellen und versionieren. Dokumente aus dem Filesystem können einfach per Drag & Drop in der Akte abgelegt werden; der xft document connector bietet zusätzliche Integration von MS Office und E-Mail.

Die integrierte Checklistenfunktion und Statusverwaltung machen die Vertragsverwaltung transparent und sorgen dafür, dass dabei alle organisatorischen Vorgaben berücksichtigt werden.

Vertragsmanagement über den ganzen Vertragslebenszyklus

Der xft contract manager unterstützt die Verwaltung von Verträgen über den gesamten Lebenszyklus, von der Erstellung bis zur Verlängerung oder Kündigung. Ein zentraler Funktionsbereich ist die integrierte leistungsstarke Termin- und Statusüberwachung. Dazu werden Regeln definiert, die automatisch Systemtätigkeiten auslösen, wenn zuvor erfasste Termine erreicht werden (z. B. Vertragsbeginn, Vertragsende, Kündigungsfrist, Mindest- und Maximallaufzeit) oder wenn eine Statusänderung eintritt (z. B. ein Vertrag wirksam wird oder ausläuft). Insbesondere kann das System einen zuvor definierten Verteilerkreis per SAP-Workflow oder E-Mail über anstehende Termine oder Statusänderungen informieren.

Die Änderungen am Vertrag, an der Akte und an den Akteninhalten werden vom System automatisch protokolliert, so dass sie jederzeit vollständig nachvollziehbar sind.

Ihr persönlicher Kontakt

Martin Lichtensteiger

SAP Solution Consultant

martin.lichtensteiger@processpartner.ch

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