Fakturierungsmodelle mit SAP

Suchen Sie eine Lösung um möglichst automatisiert Fakturen aus SAP zu erstellen? Oder haben Sie bereits Erfahrung mit der SAP-Fakturierung? Denken Sie, das müsste noch einfacher gehen?

Das ProTime-Fakturierungscockpit von Process-Partner

Das ProTime-Fakturacockpit von Process-Partner ist ein Add-on, welches sich nahtlos in die Fakturierungs-Funktionalität von SAP integriert. Das Add-on erweitert die bekannten Fakturierungsfunktionen von SAP aber enorm und macht aus den bestehenden Funktionen erst eine richtige Power-Engine. Bei der Entwicklung des Add-ons hat Process-Partner die Erfahrungen vieler Kunden einfliessen lassen.

 

Die Abrechnung der Leistungen an den Endkunden erfolgt in vielen Unternehmen mühsam mit Hilfe kundenindividueller Fakturierungsmodelle und zu einem grossen Teil mit viel manueller Handarbeit. Der Grund dafür liegt oftmals in den vielen verschiedenen Vereinbarungen, die mit den Kunden getroffen werden. Die verschiedenen Fakturierungsprozesse nach Aufwand, über einen Fixpreis, mit Kostendach, über Anzahlungen oder Abschlagszahlungen, nach Rechnungsplan, etc., machen der Administration und dem verantwortlichen Projektleiter das Leben schwer …

 

Unsere Lösung: Dank der nahtlosen Anbindung des Fakturacockpits an die vorgelagerten Funktionen und Prozesse, insbesondere der Zeit-, Spesen- und Leistungsrapportierung von ProTime, schreiben sich Fakturen fast wie von alleine! Ein Abtippen oder Einlesen von Leistungen von einer externen Erfassung oder Quelle entfällt.

Sie legen ein Projekt, einen Vertrag oder einen Einmal-Auftrag an und hinterlegen diesem bereits bei der Erstellung die gewünschte Darstellungsart, Preiskonditionen und das gewünschte Fakturierungsmodell (periodische Fakturierung, Teilfakturierung, aufwandsbezogene Fakturierung, Pauschalfakturierung, etc.). Der Projektleiter hat am Ende des Monats einen komfortablen Überblick über alle erfassten und zur Weiterverrechnung vorgesehenen Leistungen. An dieser Stelle hat er praktisch völligen Handlungsspielraum über den Inhalt der Rechnung und kann sie nach seinem Ermessen gestalten und anpassen. Per Knopfdruck gibt er die Rechnung nach einem Probedruck am Bildschirm an die Administration zur effektiven Auslösung der Faktura weiter.

Ein Kunde ruft an und Sie müssen sich sehr schnell einen Überblick über gestellte Fakturen und noch offene Leistungen machen? Auch darüber gibt das Fakturacockpit Auskunft, inklusive Zahlungsstatus der Rechnung und der Möglichkeit zum Nachdruck der Rechnung oder Anzeige am Bildschirm direkt aus dem Cockpit.

Unser Add-on stellt diesen Automatisierungsgrad zur Verfügung!

 

Aufwandsbezogene Faktura

Die aufwandsbezogene Fakturierung wird genutzt, um innerhalb von Kundenprojekten geleistete Arbeit (Dienstleistungsstunden), verwendete Materialien und sonstige Kosten aufwandsbezogen in Rechnung zu stellen. Sie können dabei die in einem beliebigen Zeitraum angefallenen Leistungen nach unterschiedlichen Kriterien zusammenfassen und aus zahlreichen Darstellungsarten wählen, um jedem Kunden genau die Rechnungsinformationen in dem Detaillierungsgrad zur Verfügung zu stellen, die diesem jeweils den maximalen Nutzen und höchsten Informationsgehalt bereitstellt.

Das Rechnungsformular bereitet die fakturierten Leistungen automatisch nach Ihren Vorgaben auf. Preisinformationen pro Leistungen können vorab im System hinterlegt und automatisch abgerufen werden. Es ist ein Leichtes, Kunden-, Projekt-, Mitarbeiter- oder auch aufgabenspezifische Preiskonditionen im System zu hinterlegen, die bei der Fakturierung automatisch als Vorschlag gezogen werden – beliebige weitere Kriterien sind möglich. Eine übersichtliche Bearbeitungsoberfläche unterstützt Sie optimal bei der Kontrolle und Bearbeitung angefallener Leistungen im Zeitraum, ermöglicht die Mehr- oder Minderfakturierung von Leistungen, manuelle Anpassung von Preisen oder auch das Hinzufügen manueller Leistungen.

Vergessene Leistungen, Rückmeldungen oder auch Materialbuchungen gehören der Vergangenheit an, das System unterstützt Sie bei der vollständigen Abarbeitung der Fakturierung Ihrer aufwandsbezogenen Projekte und verhindert aktiv, dass Leistungen nicht verrechnet werden und liegen bleiben.

Auch diesen Automatisierungsgrad stellt unser Add-on bereit! Sie werden staunen, wieviel Zeit sich dadurch einsparen lässt.

 

Pauschal

Sie haben sich mit Ihrem Kunden auf eines der folgenden Modelle für die Fakturierung Ihrer Leistung geeinigt:

  • Sie möchten einem Kunden periodisch die gleichen Beträge fakturieren (Wartungspauschalen, Mietpauschalen, Nutzungspauschalen oder Ähnliches)?
  • Oder möchten Sie ein Projekt über Meilensteinfakturen abwickeln? Bei Vertragsabschluss 20% und bei den weiteren Meilensteinen 30% und den Rest nach Abnahme?
  • Oder handelt es sich um einen Auftrag, welcher einfach einmalig über eine abgemachte Pauschale fakturiert werden soll?

 

Falls Sie dem Kunden zusätzlich (obwohl Pauschalfakturierung) einen Leistungsnachweis über die getätigten Arbeiten zur Faktura mitschicken müssen, ist dies ebenfalls möglich. Dadurch, dass Ihre Mitarbeiter integriert in der Protime-Leistungsrapportierung Ihre Leistungen und Spesen erfassen,  «weiss» das Fakturacockpit, welche Leistungen der Pauschalfaktura gegenüberstehen. Dadurch kann bei Bedarf auf Knopfdruck ein Leistungsnachweis als Beilage zur Rechnung generiert werden.

 

Die Protime-Time Rapportierung und das ProTime-Fakturacockpit, zwei Begriffe für eine runde Lösung von Process-Partner!

 

Ihr persönlicher Kontakt

Patrick Frei

Head of Logistic Consulting

patrick.frei@processpartner.ch

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