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Di­gi­ta­ler Spe­sen­pro­zess

Werden Sie Papier los! Vollständig digitale Abwicklung des Spesenprozess mit Scanning und OCR-Erkennung der Spesenbelege. Keine Belege mehr sammeln, keine mühsame Erfassung mehr: Spesenbeleg mit dem Mobiltelefon fotografieren und ab in den Papierkorb mit dem Beleg.

Er­fas­sungs­va­ri­an­ten

Wir bieten mehrere verschiedene Erfassungsvarianten an: entweder erfolgt die gesamte Erfassung am Mobiltelefon, oder es erfolgt lediglich die Digitalisierung der Belege am Mobiltelefon durch das abfotografieren. Der digitale Spesenbeleg wird dann via Mail an das SAP-System gesendet und dort dem sendenden Mitarbeiter zum entsprechenden Datum zugeordnet. Der Mitarbeiter muss dann lediglich die Kontierung des Spesenbelegs noch manuell vornehmen, - in der Regel erfolgt das am Ende des Monats.

Als zusätzliche Option kann ein Microsoft Azure Service für die OCR-Erkennung eingebunden werden (ist bereits alles vorbereitet, muss nur aktiviert werden). Dieser Service liest den Text der Spesenbelege und erkennt Datum, Betrag, Mehrwertsteuersatz, etc. Zudem kann dieser Service zur Erkennung von Doppelerfassungen eingesetzt werden.

Das bie­tet der elek­tro­ni­sche Spe­sen­pro­zess

Di­gi­ta­li­sie­rung der Spe­sen­be­le­ge

Die physischen Spesenbelege werden über die Kamera des Mobiltelefons fotografiert und damit digitalisiert.

Scan­ning Fea­tures

Zusätzliche Features wie eine automatische Ausschneidefunktion, schwarz-weiss Konvertierung und Größenreduktion des Bildes können durch den Einsatz einer gratis Scanning-App ergänzt werden.

OCR-Er­ken­nung

Der digitale Spesenprozess sieht die Nutzung eines Cloud-Services der Microsoft Azure Plattform zur OCR-Erkennung vor, der bei Bedarf aktiviert werden kann. Dieser Service liest die Bilddaten aus und senden die erkannten Texte zur weiteren Verarbeitung zurück. In alle Regel werden die folgenden Daten auf dem Beleg gesucht und zurückgeliefert: Datum, Betrag, Mehrwertsteuersatz, Ort, Bezeichnungen. Alle erkannten und zuordenbaren Texte werden zum Beleg als "Tags" mit abgespeichert.

Du­pli­ka­te-Check

Über die OCR-Erkennung mit Hilfe des Microsoft Azure Services ist auch eine Prüfung auf Doppelerfassung der gescannten Beleg machbar, um damit eine missbräuchliche Verwendung oder Fehler frühzeitig erkennen zu können.

Ler­nen­der Spe­sen­pro­zess dank "Ar­ti­fi­cial In­tel­li­gence"

Alle erkannten "Tags" aus der OCR-Erkennung eines Belegs werden gemeinsam mit der finalen Kontierung und weiteren manuellen Ergänzungen bei der Spesenerfassung zum Beleg abgespeichert und trainieren die Erkennnungslogik. Dieses Training und der Lerneffekt führen bei zukünftigen Erfassungen zu besseren Ergebnissen und vereinfachen den Erfassungsprozess weiter.

Mit­ar­bei­ter­re­por­ting

Jeder Mitarbeiter hat jederzeit direkten Zugriff am Mobiltelefon auf seine aktuelle Spesenerfassung und auch auch die gescannten und bereits erfassten Belege.

Ihre Vor­tei­le

  • Digitale Spesenerfassung, keine physischen Belege mehr notwendig!
  • Scanning Features voll integriert (S/W Konvertierung, Pixelreduktion, etc.)
  • Automatische Text- und Datenerkennung mit OCR-Service
  • Integrierter Duplikatecheck schützt vor Doppelerfassungen
  • Lernender Spesenprozess dank Artificial Intelligence

Un­se­re Ser­vices & Dienst­leis­tun­gen zum di­gi­ta­len Spe­sen­pro­zess

  • Prozessberatung
  • Implementierungsleistung
  • Workshop
  • Individuelle Softwareanpassung
  • Training / Schulung

End­lich ge­hört das Spe­sen­be­le­ge sam­meln, sor­tie­ren, kle­ben, ein­tü­ten, etc. zur Ver­gan­gen­heit. Die Spe­sen­er­fas­sung geht so um ein Viel­fa­ches schnel­ler und pro­fes­sio­nel­ler. Zudem er­spart diese voll­stän­di­ge di­gi­ta­le Pro­zess viel Ärger, Feh­ler und Zeit!

Richard Lorenz, Managing Director SAP Excellence Consulting

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