Gesetzliche Anforderungen sicher erfüllen

Elektronische Personalakte

Mit XFT PERSONNEL Manager

Mit XFT Personnel File digitalisieren Sie Ihre Personalakten vollständig. Perfekt integriert in Ihr SAP-ERP-HCM- oder SAP-SuccessFactors-System verschaffen Sie sich so viel schneller einen Überblick über Ihre Teams. Fragen aus der Belegschaft lassen sich sofort zuverlässig beantworten. Mitarbeiter können Dokumente digital einreichen. Und: Ihr Unternehmen hält die strikten Datenschutzanforderungen der EU-DSGVO automatisch sicher ein.

INHALTE XFT PERSONNEL MANAGER

DIGITALE PLATTFORM FÜR ALLE PERSONALBEZOGENEN DOKUMENTE

Per PC oder mobilem Endgerät greifen Sie direkt aus Ihrem SAP-Personalsystem auf die Dokumente zu. Das kann das klassische SAP ERP Human Capital Management (SAP ERP HCM) sein – aber auch das Cloud-Portfolio von SAP SuccessFactors. Ein Berechtigungssystem stellt sicher, dass jeder nur freigegebene Informationen einsehen kann. Manager der Personalabteilung sehen also beispielsweise Details, die ein Abteilungsleiter nicht kennen darf. Der Abteilungsleiter wiederum behält den Überblick über sein Team.

ABLAGE VON DOKUMENTEN

Dokumente können aus dem Explorer oder Outlook direkt per Drag&Drop in der Akte abgelegt werden.Bei der Verwendung von Barcodes können Dokumente direkt durch das Scannen in der Akte abgelegt werden.Jeder Mitarbeiter kann per Employee Self-Services (SAP ESS) eigene Dokumente für seine Personalakte per Upload digital einreichen. So lässt sich die Verwaltungsarbeit ideal auf alle Schultern verteilen.

DIE XFT SUITE IST VOLLSTÄNDIG IN DIE SAP-STANDARDKOMPONENTEN INTEGRIERT

Die xft Suite ist vollumfänglich in die entsprechenden Komponenten integriert. Das xft Personnel File wird z.b. direkt aus der Anzeige- oder Pflegetransaktion (PA20 / PA30) aufgerufen. Die Suite ist in einem geschützten eigenen Namensraum im SAP System verfügbar.

BERECHTIGUNG

Die Berechtigungen bauen auf den bereits vorhandenen SAP HCM Berechtigungen auf. Weiterhin können Berechtigungen auf die verschiedenen Sichten und Funktionen bis auf die Dokumentartenebene durch Benutzerrollen werden. Es kann jeweils geprüft werden, ob ein Benutzer Dokumente anzeigen, ablegen oder löschen kann.

AUSLEIHEN EINER AKTE

Zeitlich befristete Ausleihe mit eingeschränkten Zugriff sind möglich. Die Ausleihe kann über das SAP GUI, einem Browser oder per Mobile Device beantragt und angezeigt werden.

PROTOKOLLIERUNG

Aktivitäten, die protokolliert werden sollen, können per Customizing eingestellt werden. Jede Aktion auf einer Akte und einem Dokument kann somit nachvollzogen werden. Die Protokollierung beginnt bereits bei der Anzeige einer Akte. Dokumentiert werden immer die Aktion, der User, das Datum und die Uhrzeit.

DIE ZENTRALE UND DIGITAL ABLAGE DER AKTE VEREINFACHT DIE PROZESSE IM UNTERNEHMEN UND ERFÜLLT DIE ANFORDERUNGEN DER REVISION.

MICHAEL LUCHT, SAP SOLUTION CONSULTANT

IHRE VORTEILE

  • Schneller Zugriff auf Personaldokumente: Sämtliche Dokumente zu jedem Mitarbeiter sind zentral hinterlegt, müssen also nicht mehr aus der Registratur angefordert werden.
  • Integrierte Rechtssicherheit: Der Zugang zu allen Daten erfolgt berechtigungsgesteuert. Aufbewahrungs- und Löschfristen lassen sich per Workflow automatisiert einhalten.
  • Bessere Auskunftsfähigkeit: Fragen von Mitarbeitern lassen sich schneller und garantiert verlässlich beantworten.
  • Ideale Arbeitsteilung: Mitarbeiter können beispielsweise Dokumente digital einreichen und so die Arbeit der Personalabteilung erleichtern.

FUNKTIONEN IM ÜBERBLICK

  • Komplette Produktlösung vollständig in das bestehende SAP-HCM-System integriert (effiziente Einführung)
  • Alle Funktionalitäten in einer Arbeitsoberfläche (für HR-Sachbearbeiter)
  • Passender Zugriff für jede Rolle (Verschiedene Sichten für verschiedene Benutzergruppen)
  • Akte im SAP GUI, im Webbrowser, auf Mobile Device (SAP Gateway + SAPUI5 Frontend-Fiori)
  • Zentraler, gleichzeitiger und standortunabhängiger Zugriff
  • Transparenz zum Akteninhalt / Ursprung
  • Integration mit SAP-Portal & Employee-/Manager-Self-Services (ESS/MSS)

UNSERE LEISTUNGEN

  • Prozessberatung
  • Implementierungsleistung
  • Workshops
  • Konzept / Blueprint
  • Individuelle Softwareanpassung
  • Entwicklung
  • Dokumentation
  • Training / Schulung
  • Support

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Michael Lucht SAP Solution Consultant